21 мая, 2008

Про управлением временем, делами, проектами, задачами и прочей лабудой

Написано скорей в форме FAQ - т. е. это не цельная статья, а просто набор каких-то моментов, на которые мне хочется обратить внимание некоторых моих знакомых.

"Надо сделать". На этом часто все и останавливается. Нужен "Next step" - конкретное действие, которое и запустит процесс. Но! Этого недостаточно. Событие должно определиться во времени - приобрести временные рамки. Назначьте "Next step" на конкретную дату, время или на определенное условие - например, когда вы будете в Интернете. (Определяйте задачи не только по времени, но и по местам, в которых вы бываете. Например, рядом с метро можно купить запасные батарейки для пульта, а по дороге в продуктовый, заскочить к старому приятелю)

Все задачи, планы и т. д. нужно держать не в голове, а в ежедневнике, Microsoft Outlook, Календарь Google и т. д. Электронные версии ежедневников удобнее - они умеют напоминать о событиях по e-mail, sms и т. д..Сколько вы потратили времени на "О! Опять забыл! Нужно обязательно будет сделать"? Записывайте и категоризируйте все задачи, планы, дела...  Планирование экономит время.

План работы со входящей информацией:

  1. Записать все задачи
  2. Определить приоритеты
  3. Определить время и/ или место

Записывайте все и всегда. "А, это я запомню" не работает. В дороге можно записывать в бумажный блокнот или в телефон. Даже если телефон примитивный и не поддерживает работу с задачами, можно записывать в sms сообщения и сохранять их как черновики. Kаждый день обрабатывайте записи, сделанные в дороге.

Заведите привычку излагать свои мысли в виде списка - это структурирует ваши идеи. Это позволит также видеть проект в целом и поможет определить "Next steps". Когда есть четкая структура - можно переходить к детализации.

После встречи/ телефонного разговора отправляйте партнеру ключевые моменты обсуждения с прописанными "Next steps" в виде списка.

Когда вы соглашаетесь что-то, для кого-то сделать, вы отвечаете по одному из двух сценариев:

  1. Да/ Хорошо/ Ладно и т. д.
  2. Я не буду это делать, т. к./ Я сделаю это послезавтра - 21 -го  числа, и когда все будет готово - сообщу тебе

Теперь представьте, что не вас попросили, а вы обратились с просьбой. Какой вариант ответа вам нравится больше? Где больше определенности и уверенност в том, что дело будет сделано и вам не нужно больше держать это постоянно в голове и долбить человека напоминаниями? Делайте выводы.

Реагируйте нк все электронные письма по второму сценарию. Чтобы человек знал, что вы получили и приняли к сведению его информацию и ее можно больше не держать в голове.

В общении с партнером по проекту не пропадайте надолго. Если нет конечных результатов (длительный проект) присылайте отчеты о ходе работы и промежуточных результатах.

Держите партнера в курсе относительно ваших планов. По возможности предупреждайте заранее если собираетесь уехать, намечается аврал на работе и т. д.

Все вышесказанное в более ражеванном виде можно найти, конечно же, в книге "Getting Things Done" - просмотрите ее хотя бы по диагонали - это полезно.

Программы-помощники:

  • Microsoft Outlook - Программа. Задачи, календарь
  • Календарь Google - Онлайн-сервис. Календарь. Дополняется задачами с помощью Remember The Milk
  • Remember The Milk - Онлайн-сервис. Задачи. Дополняет Календарь Google. Возмжоно использовать без подключения к Интернету с помощью Google Gears.
  • Evernote - Программа. В версии Pro можно использовать в онлайн. Хранение информации любых типов, в т. ч. задачи, задачи со сроками

Думаю, еще что-нибудь по этой теме придет в голову.  Буду дополнять.

14 мая, 2008

Кто знал что у Яндекса есть сервис "Календарь"?

image

В нем отображается погода, есть календарь событий из Афиши и Телепрограммы, уведомления на телефон и т. п. Функционала гораздо меньше, чем у Календаря Google (главное - нет возможности делиться с другими пользователями календарями или просто событиями), но это определанно найдет свою нишу - пользователей, которым не нужно планировать проекты, а необходимо просто время от времени делать себе напоминлки для различных событий.

13 мая, 2008

Чего бы я хотел видеть в iGoogle

Вот к чему привели мои размышления на тему того, почему я не использую iGoogle постоянно, а лишь время от времени.

Сервис iGoogle сделан для того, чтобы можно было собирать нужную информацию по определенной теме в одном месте. Есть возможность добавлять на вкладку iGoogle уже готовые гаджеты и RSS потоки. (Примерно та же ситуация кстати и с Google Sites в пакете Служб Google)

Итак гаджеты и RSS потоки. В обоих случаях мы получаем в свое пользование то что нам предоставляет кто-то. Это либо владельцы сайтов, предоставляющие RSS потоки, либо программисты, создавшие гаджеты, на основе все тех же RSS потоков. А этого не нсегда достаточно, даже если перед нами стоит достаточно простая задача - создание новостной вкладки о каком-либо событии.

Вот пример. Чемпионат мира по хоккею. Владельцы сайтов, часто отдают один "большой" RSS поток, который содержит и новости баскетбола, и бейсбола, ну и хоккея (обнаружил что даже на таких ресурсах как Youtube и Flickr нет возможности получить результаты поиска в виде RSS потока). Их можно понять - им нужны посетители на сайт, но мне нужна информация. И я не хочу получать ее, просматривая гору ненужных мне соообщений.

Хочется иметь:

  • встроенный инструмент для фильтрации и объединения имеющихся RSS потоков (как пример: http://pipes.yahoo.com/, http://www.mysyndicaat.com/)
  • средство для создания собственных RSS потоков из любых веб-страниц (как пример: http://www.dapper.net/)

Причем, это не усложнит сервис - нет необходимости создания такого мощного функционала, как у приведеннных мною сервисов. Одно поле для ввода слов, фильтрующих RSS, при добавлении потока и простой инструмент для "выдирания" со страницы сайта куска таблицы, за которым нужно следить. Вот тогда действительно быстро и удобно можно будет создать вкладку о чемпионате мира, которая будет содержать (каждый пункт хочется сделать отдельным гаджетом):

  • Турнирную таблицу
  • Расписание матчей
  • Программу телеканалов
  • Информацию о трансляции матчей в сети
  • Новости чемпионата
  • Цитаты игроков и тренера
  • Видео с интересными моментами с Youtube
  • Лучшие фотографии с Flickr
  • RSS с блогов тренера и игроков

А сейчас это, к сожалению займет очень много времени, т. к. придется пользоваться несколькими сторонними сервисами.

Мне кажется, сервис, сделанный для создания индивидуальной страницы пользователя, должен предоставлять максимум возможностей именно для индивидуальных настроек.