15 января, 2007

Опыт внедрения сервисов Web 2.0 для управления информационными потоками в некоммерческой организации

  • Поиск способов эффективного управления информацией вызван такими особенностями Студенческого научного общества (СНО), как:

  • Время. Работа в СНО – не основная деятельность студента. Как правило, активные члены СНО – студенты старших курсов; при этом могут работать.
  • Пространство. Члены СНО часто учатся на разных клинических базах, расположенных территориально в разных местах.

Для оптимизации управления информационными потоками предлагается использовать уже существующие Интернет сервисы.

Отличный сервис www. zoho.com, но пока нет поддержки русского языка. Подробное описание сервиса можно найти на блоге « Интернетные штучки». [к моменту публикации этой статьи www.zoho. com начал поддерживать Unicode]

Пока www.zoho.com решает проблемы с кодировками - используем docs.google.com. Здесь возможностей меньше, но основные возможности для ведения документации присутствуют:

  1. Текстовый редактор. (Для хранения Устава, планов проведения мероприятий, программ мероприятий и т. д.)
  2. Электронные таблицы. (Для хранения списков членов СНО, мероприятий, телефонов и адресов и т. д.)

Главные плюсы: отсутствие путаницы с документами, возможность одновременной правки несколькими людьми, скорость – сохраненные изменения становятся доступными для остальных членов рабочей группы сразу после сохранения документа. Ниже представлена наглядная иллюстрация описанных преимуществ:

Порядок и удобное представление документов осуществляется с помощью системы меток документов – тэгов. Это позволяет разделять документы на группы по срокам действия, принадлежности к мероприятию, ответственным за мероприятие и т. д.

Возможность публиковать документы упрощает управление сайтом. Поддержкой сайта теперь не нужно заниматься одному человеку. Вебмастеру достаточно скомпоновать страницы и обеспечить связь с документами docs.google.com, а наполнение информацией осуществляют, ответственные за каждое мероприятие.

Импорт и экспорт. Возможность загрузки документов распространенных форматов: . doc, .rtf, .xls и другие. Экспорт возможен в те же форматы, плюс доступен экспорт в формат . pdf.

Сохранение истории изменений файла. В любой момент можно отменить действия, сделанные даже несколько «шагов» назад.

Календарь. Аналогичным способом могут создаваться календари мероприятий, собраний, старостатов и т. д. на основе сервиса Google Calendar. Доступны те же функции: совместное редактирование, публикация, встраивание в сайт.

Существует еще много дополнительных возможностей, но здесь описаны главные – необходимые для управления информацией в рамках организации.

Проблема: как и всякое нововведение во все времена, большинством коллектива воспринимается скептически.

Требование к членам рабочей группы: минимальное знание английского языка для работы в англоязычном интерфейсе.

Комментариев нет:

Отправить комментарий