18 января, 2007

Целое мероприятие в одном документе

Первое серьезное испытание для способа ведения документации в онлайн сервисах, которое было описано в статье «Опыт внедрения сервисов Web 2.0 для управления информационными потоками в некоммерческой организации». Этот способ решено было применить для работы с информацией в процессе подготовки к Пироговской студенческой научной медицинской конференции (Пироговка)

Сколько информации нужно обрабатывать в процессе подготовки одного мероприятия? Приказ, смета, счета, сборник тезисов, приглашения, расселение, списки участников и многое, многое другое.

Как обычно хранится эта информация? В ОТДЕЛЬНЫХ файлах (В процессе подготовки к Пироговке у нас обычно около 15-ти основных папок. Общее количество файлов - около 500). Занимаются, этим несколько человек (Пироговку готовят около двадцати человек). И понять где что очень затруднительно. А уж представить общую картину происходящего (что необходимо руководителю) в таком случае просто невозможно. Проблема в организации информации и эффективном управлении ею.
Для удобства необходимо:

  1. Один общий ресурс для хранения информации
  2. Легкость доступа

Для решения поставленных задач было решено использовать docs.google.com. Не потому что это самый удобный и функциональный сервис. Решение было принято с учетом многих факторов, в том числе, таких как легкость освоения, простота использования, нетребовательность к скорости сети Интернет, нетребовательность к ресурсам компьютера и др.

Приоткрывая завесу нашего закулисья представляю скриншот нашей таблицы (Пироговка - 2007):

Основные плюсы такого подхода:

  • Один общий ресурс для хранения информации
  • Легкость доступа
  • Различные уровни доступа: редактирование/ только просмотр

Главные минусы:

  • Отсутствие возможности прикрепления файлов

Поясню: далеко не всю информацию можно представить в данном виде. Есть, например, макеты в форматах Corel Draw, Adobe Illustrator, такие документы, как приказ, который нет необходимости постоянно менять, можно хранить в формате PDF. В некоторых конкурирующих с docs.google.com сервисах такая возможность есть, но как говорилось выше, этот сервис был выбран исходя не только из технических возможностей сервиса.

Как можно решить эту проблему? Проблемы решается с помощью сервисов для хранения файлов в Интернете. Их существует множество. Основные описаны в статье «Обзор файловых хранилищ». Мое личное предпочтение в хранении файлов в Интернет - новый сервис DivShare. Быстрая закачка файлов и при этом регистрация не обязательна.

Если же какие-то документы нужно разместить в открытом доступе (например, информационные письма), то пожалуй, удобнее всего это сделать с помощью сервиса Box.net. Загрузка файлов осуществляется перетаскиванием нужного файла в созданную Вами папку в сервисе, содержимое которой на Вашем сайте отображается в виде красивого виджета. (См. виджет с музыкой в боковой панели)

Предупреждение! Передавая информацию таким способом, не забывайте заботиться об ее защите. Например, упаковывая файлы в архив с паролем.

Для быстрого доступа к этим файлам достаточно указать ссылку на них в основном документе.

Не забывайте делать резервные копии основного документа: я периодически экспортирую файл в формате Microsoft Excel.

Полезные ссылки:

Комментариев нет:

Отправить комментарий