18 января, 2007

Целое мероприятие в одном документе

Первое серьезное испытание для способа ведения документации в онлайн сервисах, которое было описано в статье «Опыт внедрения сервисов Web 2.0 для управления информационными потоками в некоммерческой организации». Этот способ решено было применить для работы с информацией в процессе подготовки к Пироговской студенческой научной медицинской конференции (Пироговка)

Сколько информации нужно обрабатывать в процессе подготовки одного мероприятия? Приказ, смета, счета, сборник тезисов, приглашения, расселение, списки участников и многое, многое другое.

Как обычно хранится эта информация? В ОТДЕЛЬНЫХ файлах (В процессе подготовки к Пироговке у нас обычно около 15-ти основных папок. Общее количество файлов - около 500). Занимаются, этим несколько человек (Пироговку готовят около двадцати человек). И понять где что очень затруднительно. А уж представить общую картину происходящего (что необходимо руководителю) в таком случае просто невозможно. Проблема в организации информации и эффективном управлении ею.
Для удобства необходимо:

  1. Один общий ресурс для хранения информации
  2. Легкость доступа

Для решения поставленных задач было решено использовать docs.google.com. Не потому что это самый удобный и функциональный сервис. Решение было принято с учетом многих факторов, в том числе, таких как легкость освоения, простота использования, нетребовательность к скорости сети Интернет, нетребовательность к ресурсам компьютера и др.

Приоткрывая завесу нашего закулисья представляю скриншот нашей таблицы (Пироговка - 2007):

Основные плюсы такого подхода:

  • Один общий ресурс для хранения информации
  • Легкость доступа
  • Различные уровни доступа: редактирование/ только просмотр

Главные минусы:

  • Отсутствие возможности прикрепления файлов

Поясню: далеко не всю информацию можно представить в данном виде. Есть, например, макеты в форматах Corel Draw, Adobe Illustrator, такие документы, как приказ, который нет необходимости постоянно менять, можно хранить в формате PDF. В некоторых конкурирующих с docs.google.com сервисах такая возможность есть, но как говорилось выше, этот сервис был выбран исходя не только из технических возможностей сервиса.

Как можно решить эту проблему? Проблемы решается с помощью сервисов для хранения файлов в Интернете. Их существует множество. Основные описаны в статье «Обзор файловых хранилищ». Мое личное предпочтение в хранении файлов в Интернет - новый сервис DivShare. Быстрая закачка файлов и при этом регистрация не обязательна.

Если же какие-то документы нужно разместить в открытом доступе (например, информационные письма), то пожалуй, удобнее всего это сделать с помощью сервиса Box.net. Загрузка файлов осуществляется перетаскиванием нужного файла в созданную Вами папку в сервисе, содержимое которой на Вашем сайте отображается в виде красивого виджета. (См. виджет с музыкой в боковой панели)

Предупреждение! Передавая информацию таким способом, не забывайте заботиться об ее защите. Например, упаковывая файлы в архив с паролем.

Для быстрого доступа к этим файлам достаточно указать ссылку на них в основном документе.

Не забывайте делать резервные копии основного документа: я периодически экспортирую файл в формате Microsoft Excel.

Полезные ссылки:

15 января, 2007

Опыт внедрения сервисов Web 2.0 для управления информационными потоками в некоммерческой организации

  • Поиск способов эффективного управления информацией вызван такими особенностями Студенческого научного общества (СНО), как:

  • Время. Работа в СНО – не основная деятельность студента. Как правило, активные члены СНО – студенты старших курсов; при этом могут работать.
  • Пространство. Члены СНО часто учатся на разных клинических базах, расположенных территориально в разных местах.

Для оптимизации управления информационными потоками предлагается использовать уже существующие Интернет сервисы.

Отличный сервис www. zoho.com, но пока нет поддержки русского языка. Подробное описание сервиса можно найти на блоге « Интернетные штучки». [к моменту публикации этой статьи www.zoho. com начал поддерживать Unicode]

Пока www.zoho.com решает проблемы с кодировками - используем docs.google.com. Здесь возможностей меньше, но основные возможности для ведения документации присутствуют:

  1. Текстовый редактор. (Для хранения Устава, планов проведения мероприятий, программ мероприятий и т. д.)
  2. Электронные таблицы. (Для хранения списков членов СНО, мероприятий, телефонов и адресов и т. д.)

Главные плюсы: отсутствие путаницы с документами, возможность одновременной правки несколькими людьми, скорость – сохраненные изменения становятся доступными для остальных членов рабочей группы сразу после сохранения документа. Ниже представлена наглядная иллюстрация описанных преимуществ:

Порядок и удобное представление документов осуществляется с помощью системы меток документов – тэгов. Это позволяет разделять документы на группы по срокам действия, принадлежности к мероприятию, ответственным за мероприятие и т. д.

Возможность публиковать документы упрощает управление сайтом. Поддержкой сайта теперь не нужно заниматься одному человеку. Вебмастеру достаточно скомпоновать страницы и обеспечить связь с документами docs.google.com, а наполнение информацией осуществляют, ответственные за каждое мероприятие.

Импорт и экспорт. Возможность загрузки документов распространенных форматов: . doc, .rtf, .xls и другие. Экспорт возможен в те же форматы, плюс доступен экспорт в формат . pdf.

Сохранение истории изменений файла. В любой момент можно отменить действия, сделанные даже несколько «шагов» назад.

Календарь. Аналогичным способом могут создаваться календари мероприятий, собраний, старостатов и т. д. на основе сервиса Google Calendar. Доступны те же функции: совместное редактирование, публикация, встраивание в сайт.

Существует еще много дополнительных возможностей, но здесь описаны главные – необходимые для управления информацией в рамках организации.

Проблема: как и всякое нововведение во все времена, большинством коллектива воспринимается скептически.

Требование к членам рабочей группы: минимальное знание английского языка для работы в англоязычном интерфейсе.